Pengukuran sasaran individu maupun organisasi bukanlah hal yang baru. Berbagai metode telah diterapkan misalnya dengan membuat jembatan keledai penentuan sasaran seperti metode SMART (specific, measurable, achievable, realistic, time bound) maupun metode komprehensif yang sangat terkenal dan digunakan banyak perusahaan besar di abad ke-20 yakni Management by Objective (MBO). Namun demikian, pada penerapannya sasaran-sasaran yang ditetapkan tersebut seringkali jauh panggang daripada api. Sasaran ditetapkan terlalu berat untuk dicapai atau sebaliknya terlalu ringan sehingga tim menyepelekan pencapaian sasaran tersebut.
Metode penentuan sasaran dengan Objective-Key Result (OKR) merupakan pendekatan manajerial yang menyelaraskan perhatian semua awak perusahaan secara pribadi (kontributor) untuk fokus pada upaya-upaya yang memang penting pada bidang pekerjaannya, lalu menjadikan setiap pencapaian sasaran itu terukur dengan baik. Dengan demikian, sasaran organisasi tercapai secara kumulatif yang pada akhirnya memicu kinerja bisnis dan memberikan hasil yang optimal.
Langkah-langkah Penyusunan OKR
Kita ingin mencapai:
{Sasaran / Objective [O]}
sebagaimana diukur dengan hasil – hasil berikut:
{Hasil kunci / key results #1 [KR 1]} {Hasil kunci / key results #2 [KR 2]} {Hasil kunci / key results #3 [KR 3]}
Sasaran / objectives (Os) secara sederhana adalah hal apa yang ingin dicapai. Sifat dari Objectives ini harus penting, nyata dan mengarah pada tindakan. Gagasan yang samar dan tidak tegas dalam penentuan harus dihindari karena sasaran ini secara kumulatif akan menjadi arah perusahaan atau organisasi. Sementara itu, hasil kunci / key results (KRs) menjadi tolok ukur bagaimana kita mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Key results harus ringkas, tegas, spesifik dan dapat diukur sehingga seharusnya terdapat angka pengukuran di dalamnya. Sebagai contoh, berikut ini adalah OKR untuk bagian penanganan pelanggan.
- Objective [O] : Menciptakan pengalaman luar biasa bagi pelanggan
- Key results [KR] :
- Meningkatkan loyalitas pelanggan yang ditandai dengan peningkatan Net Promoter Score dari 6 ke 9
- Meningkatkan pembelian berulang hingga 70%
- Menjaga agar kesalahan penanganan pelanggan berkurang hingga di bawah 10%
Mengapa banyak organisasi berkinerja tinggi menerapkan OKR?
Google, Amazon, LinkedIn, Twitter, Spotify hingga lembaga penyusun standar internasional yakni ISO menggunakan OKR untuk menyusun dan mengukur sasarannya. Hal ini disebabkan karena empat pilar kekuatan OKR yakni: 1) fokus, 2) keselarasan, 3) pembagian tanggung jawab, dan 4) percepatan. Pemimpin berbagai perusahaan juga menilai bahwa OKR dapat secara tepat dapat membantu perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan adanya hal-hal berikut:
- Mendorong komunikasi yang jelas dari manajemen puncak ke setiap elemen perusahaan
- Menghubungkan dan menyelaraskan tujuan setiap pribadi ke dalam sasaran utama perusahaan
- Memfokuskan pada beberapa kegiatan prioritas saja yang benar-benar penting
- Kelincahan untuk beradaptasi karena adanya siklus pemeriksaan capaian (check-in) yang sering
- Keselarasan pada seluruh organisasi
- Mendorong transparansi di organisasi
- Meningkatkan keterlibatan semua orang
Namun demikian, penerapan OKR secara tepat tentu bukan hal yang selalu mudah untuk dilakukan. Pengukuran sasaran tetap menjadi tantangan terbesar bagi seorang manajer dan penerapan OKR tidak bisa secara otomatis dilakukan tanpa peran aktif manajer. Salah satu kunci utama dari berhasilnya penerapan OKR adalah apabila setiap individu melakukannya tanpa kecuali. Tantangan berikutnya terletak pada kenyataan bahwa umumnya karyawan tidak memahami sama sekali sasaran perusahaan. Oleh karena itu, manajer berperan untuk menghubungkan dan menyelaraskan kedua celah yang kerap kali terbuka lebar tersebut.
Selanjutnya OKR yang telah dibuat perlu diperiksa sesering mungkin (misal setiap 5 hari dengan mengambil waktu 5 menit pada setiap sesinya) dan disesuaikan dengan perkembangan situasi yang ada. Salah satu peran manajer dalam memastikan berhasilnya penerapan OKR adalah dengan melakukan CFR yang terdiri dari diskusi (conversation), umpan balik (feedback), dan pengenalan (recognition). Pada proses CFR tersebut manajer berdialog dengan kontributor terkait penentuan tujuan dan pencapaian, status pencapaian terkini dan pembinaan. Hal ini tentu tidak dapat serta-merta diterapkan secara penuh. Akan tetapi, baik manajer maupun kontributor dapat membiasakan diri untuk menerapkan pemeriksaan sasaran pada interval mingguan alih-alih per semester atau tiap tahun.